Viele kleinere und mittlere Unternehmen arbeiten mit veralteten Systemen. Weil man das „schon immer so gemacht hat“. Doch eine Modernisierung der Legacy Software und der dazugehörigen Hardware kann Zeit und Geld sparen, das ganze Unternehmen zukunftsfit machen und die IT-Sicherheit erhöhen.
Eine Pensionierungswelle steht an. Die Generation der Babyboomer hat aufgebaut, programmiert und anschließend das System gepflegt. So entstanden Prozesse und Ablagen, Soft- und Hardware-Lösungen, das Fundament ganzer Firmen. Oder gleich die Firma selbst. Auch das berühmte Excel-Sheet, ohne das eine ganze Abteilung zusammenbrechen würde, gehört dazu. So gut all diese Lösungen funktionieren, so sehr kommen sie eben in die Jahre. Geht zunehmend Know-how verloren, bleiben Updates aus und Fehler werden nicht behoben, wird diese sogenannte Legacy Software zu einem teuren Problem und Sicherheitsrisiko.
Was ist Legacy Software?
Eine Legacy Software ist ein über einen langen Zeitraum gewachsenes System. Ein solches ist sogar eher die Regel denn die Ausnahme bei Firmen, denn diese Systeme sind eingespielt und deswegen erfolgreich. Die Beschäftigten sehen eine Änderung dieses Systems wahrscheinlich eher als lästig an. Obwohl sie solche Software-Lösungen oft als „Altlasten“ bezeichnen. Konstruktiver wäre der Begriff „Erbe“ oder „Vermächtnis.“ Die IT muss Legacy Software updaten, Fehler beheben und um neue Funktionen erweitern. Doch irgendwann kommt der Punkt, an dem das nicht mehr möglich ist. Weil keine Updates mehr programmiert werden, das Sicherheitsrisiko zu groß ist oder aber einfach zu viel Know-how verloren gegangen ist.
Doch die Modernisierung einer Legacy Software hilft nicht nur, diese Nachteile zu vermeiden, sie bietet auch enorme Vorteile. So kann eine neue Software Kosten sparen, die Komplexität verringern, Daten sichern und das Unternehmen agiler machen. Es geht darum, das digitale Erbe von Wissen und Struktur in ein neues und modernes Fundament zu verwandeln, um es langfristig nutzen zu können. Diese Modernisierung ist eben nicht nur von Zwängen getrieben. Sie ist eine Chance.
Warum muss ich Legacy Software modernisieren?
Der wichtigste Grund für eine Modernisierung von Legacy Software ist die Software selbst. Wie jedes Produkt hat auch Software einen Lebenszyklus. Ab einem bestimmten Punkt findet keine Weiterentwicklung mehr statt und schlimmstenfalls gibt es auch keinen Support mehr. Bei Programmen, die zu lange laufen, häufen sich außerdem technische Mängel, die der User oftmals gar nicht als Problem erkennt. So entstehen durch Wartung und Neuentwicklungen beispielsweise häufig Code-Duplikate und überkomplexe Lösungen. Darunter leidet erstens die Stabilität des Programms, zweitens treten Sicherheitslücken auf und drittens dauert die Wartung immer länger.
Mit der Modernisierung von Legacy Software haben kleinere und mittleren Unternehmen außerdem die Möglichkeit, ihre Produkte und Arbeitskultur weiterzuentwickeln. Cloud-Lösungen bieten beispielsweise sehr viel mehr Möglichkeiten zu skalieren oder den Arbeitsplatz zu flexibilisieren. Ein neues, digitales Ökosystem stellt neue Funktionen zur Verfügung, kann zum Sammeln und Auswerten von Daten verwendet werden oder spart schlicht Zeit in der Anwendung.
Die Geschäftsführung dürfte überzeugen, dass neue Software und Infrastruktur auch Geld spart. Legacy Software läuft häufig auf teurer Hardware, was Cloud-Lösungen zur bequemen und günstigen Alternative macht. Tatsächlich verstecken sich in den alten Systemen oft auch doppelte Anwendungen. Beispielsweise, weil ein anderer Betrieb übernommen wurde, der eine ähnliche Lösung hatte. Oder weil Beschäftigte eigene Programme mitgebracht haben. Hier zahlen kleinere und mittlere Unternehmen oft Wartung, Service oder Abo doppelt.
Perfekte Hardware für die neue Software
Legacy Software zu modernisieren, ist nicht leicht. Das Unternehmen muss bisher unbekannte Anwendungen und Lösungen implementieren, parallel aber auf dem alten System arbeiten. Dabei gibt es eine ganze Reihe an Herausforderungen.
- Fehlende Ansprechpartner: Oft gibt es im Unternehmen keine Person mehr, die genau weiß, warum bestimmte Lösungen überhaupt existieren. Das macht es schwierig, herauszufinden, auf welche Teile auch verzichtet werden kann.
- Paralleler Betrieb: Nur, weil eine neue Software implementiert wird, können kleinere und mittlere Unternehmen nicht den Betrieb einstellen. Es muss ein Weg gefunden werden, der nicht zu viele Kapazitäten bindet.
- Erfahrung: Gerade bei kleineren und mittleren Unternehmen gibt es oft keine Beschäftigten, die eine solche Umstellung schon einmal mitgemacht haben. Es fehlt schlicht an Erfahrung, wie solche Projekte in der Praxis umgesetzt werden.
- Conway’s Law: Diese Regel besagt, dass ein System immer nur die Strukturen der Gruppe widerspiegelt, die es erstellt haben. Es sollen aber bessere Wege gefunden werden.
Auch wenn es sich für viele kleinere und mittlere Unternehmen so anfühlen mag: Legacy Software ist kein Naturgesetz. Sie kann, trotz aller Herausforderungen, modernisiert werden. Denn für jede Herausforderung gibt es entsprechende Lösungen.
- Klare Zielsetzungen. Bevor die neue Software genutzt wird, muss klar sein, was sie können muss. Welche Funktionen rausfliegen können und welche beibehalten werden sollten, muss vorher klar sein.
- Priorisierung. Ein Unternehmen besteht aus vielen Abteilungen, die unterschiedliche Anforderungen haben. Diese müssen vorab zusammengeführt werden.
- Commitment der Geschäftsführung. Eine neue Software ist eine langfristige Investition, die zentrale Bereiche des Unternehmens neu aufstellt. Die Personen, die sich um die eigentliche Umsetzung der Modernisierung kümmern, brauchen deswegen die volle Unterstützung der Geschäftsführung. Sonst kann das Projekt durch den Widerstand einzelner verwässert werden oder ganz scheitern.
- Beratung und Outsourcing. Die Modernisierung von Legacy Software ist umfangreich und komplex. Für das beste Ergebnis empfiehlt es sich, dass sich gerade kleinere und mittlere Unternehmen Experten wie Net Professionals für so ein Projekt ins Boot holen.
Fazit
Die Modernisierung der Legacy Software bietet Unternehmen vielschichtige Chancen. Von der Kostenersparnis über die verbesserte User-Experience bis zur höheren Sicherheit der Daten. Doch ein solches Projekt ist eine große Herausforderung. Grund genug, es nicht auf die lange Bank zu schieben.
Hier können externe Dienstleister Unternehmen bei der Planung und Durchführung der Modernisierung des IT-Systems unterstützen. Sie können eine umfassende Analyse des aktuellen Systems durchführen und Empfehlungen für die Verbesserung und Modernisierung geben. Sie können auch bei der Auswahl und Implementierung neuer Technologien und Systeme helfen und Schulungen für Mitarbeiter bereitstellen.
